Critère 3.1.1 PSDM : responsabilités, autorités et suppléances

Les responsabilités et les autorités des membres du personnel sont définies. Le référentiel précise :

• il s'agit de définir le rôle de chaque membre du personnel et ses attributions en termes de décision ;
• les modalités de suppléance en cas d'absence sont définies.

L'auditeur s'entretient avec la direction et avec le personnel, et étudie les dossiers de membres du personnel.

• Un organigramme ou équivalent.
• La délégation de pouvoir du directeur.
• Les responsabilités définies dans les fiches de poste, ou par d'autres moyens, pour les membres du personnel dont le dossier est étudié.

À tous les prestataires, y compris les plus petits : dans une structure de cinq personnes, l'organigramme tient sur une page, mais la question de la suppléance se pose avec encore plus d'acuité.

• Qui décide quoi. Le référentiel parle d'attributions « en termes de décision » : au-delà des titres, qui peut engager une dépense, accepter une prise en charge, arrêter une prestation, signaler une alerte.
• La suppléance. Pour chaque fonction clé (garant, correspondant de vigilance, astreinte, pharmacien responsable), qui remplace en cas d'absence ? C'est le point le plus souvent manquant.
• Des dossiers cohérents. Le référentiel prévoit l'étude de dossiers de membres du personnel : une fiche de poste en accord avec l'organigramme et les désignations (garant, correspondant) évite les contradictions.

1. Dessinez l'organigramme réel, avec les fonctions réglementaires (garants, correspondants de vigilance, pharmacien responsable).
2. Pour chaque fonction, nommez un suppléant et notez-le sur l'organigramme.
3. Rédigez ou mettez à jour les fiches de poste, avec les attributions de décision.
4. Formalisez la délégation de pouvoir du directeur, si elle existe de fait.
5. Vérifiez trois dossiers de personnel : fiche de poste présente et à jour.