Ce que demande le critère
Le recours à la sous-traitance est organisé afin de garantir la qualité des prestations. Le référentiel précise :
- le prestataire peut sous-traiter certaines activités, qu'il s'agisse d'une fonction support (la maintenance, par exemple) ou d'une partie de la prestation (la récupération du matériel en fin de location, par exemple) ;
- le contrat établi avec le sous-traitant permet de garantir la bonne réalisation des activités sous-traitées ; il repose sur un cahier des charges technique qui définit les dispositions techniques prises ;
- en cas de sous-traitance relative à l'oxygène, les modalités prévues par les bonnes pratiques de dispensation (BPDO) sont respectées ;
- quand l'activité sous-traitée est couverte par le référentiel, sa réalisation est évaluée dans le cadre de la certification : existence d'une certification ou évaluation du sous-traitant.
Ce que l'auditeur vérifie
L'auditeur examine les documents et peut auditer le sous-traitant.
Les preuves à préparer
- Le ou les contrats avec les sous-traitants, ou les devis si la sous-traitance est ponctuelle.
- Le ou les cahiers des charges techniques.
- Les dispositions mises en place pour vérifier le respect de la conformité au référentiel, ou la certification du sous-traitant.
À qui il s'applique
À tous les prestataires qui sous-traitent une activité, de façon régulière ou ponctuelle. Une structure qui ne sous-traite rien a intérêt à pouvoir le dire, mais la maintenance externalisée (critère 3.4.6) ou le recours à un autre prestataire pour la continuité (critère 2.4.4) sont des sous-traitances.
Points de vigilance
Les deux sections qui suivent sont des conseils de la rédaction, déduits du critère. Elles ne reprennent pas des exigences du référentiel.
- La responsabilité reste la vôtre. Sous-traiter une activité ne la sort pas de votre certification : l'auditeur peut aller voir chez le sous-traitant.
- Le cahier des charges. Le référentiel le cite comme preuve à part entière : un contrat sans description technique de ce qui est attendu n'en tient pas lieu.
- Sous-traitant certifié ou évalué. Si le sous-traitant est lui-même certifié PSDM, sa certification est la preuve ; sinon, vous devez montrer comment vous vérifiez sa conformité.
- L'oxygène. Les exigences des BPDO s'appliquent au sous-traitant comme à vous.
Par où commencer
- Listez toutes vos sous-traitances, régulières et ponctuelles, maintenance et continuité comprises.
- Pour chacune, vérifiez le contrat et ajoutez un cahier des charges technique s'il manque.
- Décidez, pour chaque sous-traitant, de la vérification : certification PSDM, audit de votre part, revue annuelle documentée.
- Classez contrats, cahiers des charges et vérifications dans le dossier de preuves.